Ya sea en el hogar o en la oficina, cada vez es mas frecuente encontrar una red ofimática. Si cuenta con una o más PC o laptop, o tiene impresora o escaner. Ud. ya cuenta con una!
..... Y SI FUERA FÁCIL Y NO COSOTOSO OPTIMIZAR SU RED OFIMÁTICA?
Es ahora cuando tiene la oportunidad de optimizar sus recursos humanos, administrativos y tecnológicos.
Para organizar su información.
Para tener el software adecuado para controlar los procesos de su negocio y obtener reportes con información actual para tomar desiciones.
Para optimizar al personal ejecutivo, que sea mas estratégico y tome menos tiempo en el análisis de la información.
Para asegurarse que su equipo esta seguro, ahorrando costos por reparaciones o descomposturas debido a falta de mantenimiento preventivo.
ELABORE UN PLAN DE ACCIÓN PARA SU OFICINA O EMPRESA DIAGNOSTICANDO LOS SIGUIENTES PUNTOS:
1. Sistemas de Información
Son las diferentes formas de sistematizar procesos que funcionan en las empresa, los cuales son operados por personas que interactúan constantemente. Según el nivel de sistema de información que tenga la empresa podría o no ser más productiva, como ejemplo de ello tenemos empresas que todavía facturan a mano y llevan un reporte de ventas en cuadernos con fechas, esto es un sistema de información muy lento y poco evolucionado.
La idea es que las empresas cuenten con software (programas de computo) que puedan AUTOMATIZAR las diferentes labores realizadas al interior y exterior de las empresas. Este software puede estar especialmente diseñado para controlar su negocio.
2. Actualización
Las empresas deben estar con sus equipos de cómputo actualizados, de igual forma los programas con que cuenta la empresa, ojo, no siempre lo último en tecnología es lo mejor, se debe hacer un estudio de necesidades.
Las empresas deben actualizar los sistemas operativos y programas administrativos, para todos los computadores con el fin de mejorar la operación y seguridad al interior de la compañía. De igual forma los empresarios deben presupuestar los gastos que se generan en el año sobre toda su plataforma tecnológica (portátiles, equipos de escritorio, tintas, redes, mantenimientos etc.).
3. Mantenimiento
Mantenimiento de equipos de computo:
El mantenimiento de equipos de computo es aquel que debemos realizar al computador, impresora, redes, servidores etc., cada cierto tiempo, bien sea para corregir fallas existentes o para prevenirlas.
El periodo de mantenimiento depende de diversos factores: la cantidad de horas diarias de operación, el tipo de actividad (aplicaciones) que se ejecutan, el ambiente donde se encuentra instalada (si hay polvo, calor, etc.), el estado general (si son equipos nuevos o usados), y el resultado obtenido en el último mantenimiento.
Mantenimiento de los programas de la empresa:
El mantenimiento a los programas es básicamente las actualizaciones constantes que nos brinda el proveedor de los diferentes programas que tiene la empresa, con el fin de mejorar los procesos al interior de las compañías. Por otro lado el proveedor de software debe estar atento a los posibles bloqueos, defectos de funcionamiento y acompañamiento en la solución de problemas que puedan presentarse.
Hay empresas que debido a su tamaño (grandes y medianas) tienen al interior personal dedicado especialmente a estas actividades.
4. Servicios de Internet
Las empresas deben estar conectadas con el mundo, y la mejor manera es usar internet como canal de comunicación y contenidos actualizados, donde clientes internos, externos y proveedores, podrán interactuar de forma ágil y segura. Es la mejor vitrina que pueden tener los empresarios para llegar con sus productos yo servicios a cualquier parte del mundo.
Uno de los servicios de internet que está siendo utilizado cada vez más con éxito y bajando costos a las empresas es el uso de telefonía a través de internet, comúnmente llamado telefonía IP (Internet protocol).
5. Procesos
Los procesos de la compañía se deben definir ya que es importante dejar por escrito (ó formato digital) todos los procesos existentes como compras, facturación, tesorería, operaciones de la empresa etc.
De igual forma la empresa debe documentar cada una de las áreas que tiene dentro de su compañía, debe tener manual de funciones de procesos etc. Todo es con el fin de reducir tiempos al reestructurar la forma de hacer las cosas en cada empresa.
6. Conocimiento
Es necesario que los empleados estén capacitados en las diferentes herramientas como programas que usan común mente en la empresa. Algunos de estos programas son:
Sistema operativo, programas ofimáticos (Ej.: Word, Excel, PowerPoint), administrativos, contables, producción, de gestión etc.
7. Redes
Una red de computadoras, o red informática, es un conjunto de equipos (computadoras y/o dispositivos) conectados por medio de cables, señales, ondas o cualquier otro método de transporte de datos, que comparten información (archivos), recursos (CD-ROM, impresoras, etc.), servicios (acceso a internet, e-mail, chat, juegos), etc.
Las empresas deben tener una red bien instalada y configurada, ya que de ella depende el buen desempeño de cada uno de los integrantes de la empresa.
8. Seguridad informática
La seguridad informática consiste en asegurar que los recursos del sistema de información (material informático o programas) y plataforma tecnológica general (portátiles, redes, equipos de escritorio, impresoras, servidores etc.) de una organización sean utilizados de la manera que se planeo y que el acceso a la información allí contenida, así como su modificación, sólo sea posible a las personas que se encuentren acreditadas y dentro de los límites de su autorización.
9. Protección de Energía
Cada uno de los equipos de computo principales como: computadores, portátiles, impresoras, servidores etc. de la empresa debe contar con algún sistema de protección para el correcto funcionamiento de la energía que entra a estos dispositivos electrónicos. Los cambios de energía hacen daño a la plataforma tecnológica de la empresa ya que los circuitos internos se desgastan o dañan.
Algunas de las protecciones son: polo a tierra, reguladores de voltaje, red de energía regulada, mayas eléctricas en tierra, pararrayos etc.
10. Comercio Electrónico
Cualquier uso que haga una empresa de la tecnología de la información y de las comunicaciones, que le ayude a mejorar sus interacciones con clientes o proveedores, se considera negocios electrónicos que las empresas pueden realizar con clientes actuales y o potenciales, de igual forma se puede mejorar la comunicación al interior de las compañías.
11. Planes de Contingencia
Un plan de contingencias es un instrumento práctico de gestión para el buen manejo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el dominio del soporte y el desempeño empresarial.
Es necesario que las compañías creen copias de seguridad de la información (Administrativa, Contable y de Planeación estratégica de índole general), almacenadas fuera de la empresa en un lugar seguro.
12. Licenciamiento
Las empresas deben tener los programas que utilizan debidamente autorizados o licenciados para el correcto funcionamiento. Hay que tener en cuenta que hay programas que requieren de un pago para poder utilizarlos, hay otro tipo de programas que son libres y/o gratuitos que tienen licencia tipo GNU/GPL que es de libre distribución.
Las empresas usan programas como sistemas operativos, programas ofimática, administrativos, contables, producción, de gestión etc.
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